溝通是否有效很大程度上影響著企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作是否有效。某個(gè)員工可能收到了錯(cuò)誤的信息。這是常有的事。接下來他的感情可能會(huì)受到傷害；產(chǎn)品可能被訂購(gòu)不正確又或者以錯(cuò)誤的方式生產(chǎn)，甚至被取消——所有這些都是錯(cuò)誤的。

為了減少溝通失誤的可能性，請(qǐng)遵循以下四個(gè)簡(jiǎn)單的步驟:

1. 認(rèn)真考慮需要給誰發(fā)信息。確保收到書面或口頭信息的關(guān)鍵人物都包括在內(nèi)。忽略那些缺乏否決權(quán)的人，那些不需要被告知的人，那些對(duì)信息或其結(jié)果不負(fù)責(zé)任的人，那些不會(huì)對(duì)信息采取行動(dòng)的人，或者那些不應(yīng)該訪問信息的人。確保你選擇了正確的人的一個(gè)方法是考慮誰應(yīng)該在信息中有發(fā)言權(quán)。做出相應(yīng)的決定。

2. 思考一下如何傳達(dá)信息：口頭的還是書面的。言語信息很容易被誤解，尤其是當(dāng)周圍有噪音或干擾時(shí);如果發(fā)送者或接收者焦慮、不確定或恐懼;用詞不清楚的;或者信息是高度重要的，復(fù)雜的，詳細(xì)的，不清楚的等等。盡管如此，信息往往需要是口頭的，比如那些通過電話、會(huì)議或在走廊上經(jīng)過某人時(shí)傳遞的信息。在這些情況和其他情況下，作為領(lǐng)導(dǎo)者，你必須盡一切努力確保接收者正確地聽到了你想讓他或她聽到的話。怎么做呢?

不要問他/她是否聽清了你的話或是否聽懂了。這兩個(gè)問題的答案幾乎都是肯定的。為什么?因?yàn)闆]有人希望老板認(rèn)為她無知或沒有注意，或她誤解了信息。

讓對(duì)方重復(fù)一遍，用他自己的話來說，他聽到的是什么意思，以確保大家都理解了同樣的信息?；蛘?，例如，問接收者完成任務(wù)最困難、最簡(jiǎn)單或最復(fù)雜的步驟是什么。

3.在口頭信息之后寫一份書面聲明。在會(huì)議上，如果做了一個(gè)重要的計(jì)劃好的發(fā)言，分發(fā)一份信息的副本。如果事情很重要，但是沒有計(jì)劃好或者沒有寫下來，讓別人重復(fù)一遍。在一通電話之后，與某人的一次簡(jiǎn)短會(huì)面之后，甚至是在一個(gè)預(yù)定的會(huì)議上，都要用一份理解或確認(rèn)的書面交流來跟進(jìn)這些聲明。

4. 最后，決定誰可以和誰交流。領(lǐng)導(dǎo)者的目標(biāo)是將簡(jiǎn)單和有效結(jié)合起來。老板希望信息進(jìn)出;希望合適的人以有效的方式接待他們。這意味著決定誰和誰說話和寫信。是否所有的通訊都必須經(jīng)過老板的辦公室才能發(fā)送、批準(zhǔn)或?qū)彶榻o其他人?誰與企業(yè)外部的世界交流?公共關(guān)系人員還是政府關(guān)系人員?經(jīng)理嗎?個(gè)別員工?誰與其他經(jīng)理、部門或場(chǎng)所進(jìn)行溝通或批準(zhǔn)溝通?

如果所有的交流都需要經(jīng)過老板的辦公室，才可以完整地傳達(dá)正式的信息。這是一種非常耗時(shí)、官僚和面向控制的方法，有明顯的缺點(diǎn)。然而，允許每個(gè)人與每個(gè)人交談的缺點(diǎn)是，公司的信息可能不會(huì)是統(tǒng)一的。所以在決定如何處理公司信息之前要考慮風(fēng)險(xiǎn)。