制作出規(guī)范的工資表

在做好充足的準備工作后，就可以制作工資表了。下面我們先分析工資表的結構，之后再給出工資表的樣表，并詳細講解工資表中各項目的計算方法及注意事項。

了解工資表的結構

工資表是詳細記錄工資、基本福利發(fā)放情況的表格，原則上要清晰明了、邏輯關系明確、數(shù)據(jù)準確，一般的工資表包括以下結構。

1.表頭、表尾

表頭一般包括文件名稱、統(tǒng)計周期和打印日期三項。大多數(shù)企業(yè)的工資是一月一發(fā)，所以工資表一般是一月一做，文件名稱一般為“××公司××××年××月工資明細表”。統(tǒng)計周期是指工資的計薪周期，企業(yè)一般采取“自然月(1—30/31日)”“16日—次月15日”或“21日—次月20日”等幾種方式，可依據(jù)企業(yè)的不同情況來確定。打印日期是指出表日期，一般在制作好工資表并準備簽批前填寫此日期。

表尾一般包括備注、頁碼和工資表簽批人員、日期。備注是要對工資表進行特別說明或補充說明的事項。工資表簽批流程一般包括“制表人”“審核人”和“批準人”，如簽批人較多，可以增加“一級審核人”“二級審核人”或“HR經(jīng)理審核”“業(yè)務部門經(jīng)理審核”等，來區(qū)分不同的審核、批準級別或職位人員。

2.員工基本信息

員工基本信息是工資表最左側的幾列固定項，用于明確員工的基本信息，一般包括“序號”“部門”“姓名”等，也可根據(jù)實際情況增加，如“工卡號”“職位”“二級部門”等。原則上，員工基本信息要盡量簡短。

3.稅前工資細目及總額

絕大部分工資科目都是稅前工資。在這部分主要體現(xiàn)工資的具體細目，一般采用“基本/崗位工資+績效工資增項-績效工資減項+補貼/津貼增項-補貼/津貼減項+其他工資”的模式。

在明確工資細目的基礎上，要計算出匯總額，即以上述明細加減后得到的結果。

4.社會保險/公積金個人和公司部分

請注意，社會保險(五險)和公積金的個人繳納部分是列入稅前扣款的。雖然社會保險(五險)和公積金的公司繳納部分不對個人扣款，但仍列入工資表中，用于人工成本總額統(tǒng)計。

5.考勤

考勤扣款也是列入稅前扣款部分的。一般使用考勤扣款的匯總數(shù)，但也有使用考勤扣款各細目的，如“遲到扣款”“事假扣款”等。

6.個人所得稅

一般是指個人所得稅總數(shù)，但也可細分為“稅前總額”“扣稅基數(shù)”“速算扣除數(shù)”“個人所得稅額”等細項。

7.稅后增減項

對稅后的增減項要特別注意，尤其是稅后增項，需要查詢相關稅法來確定。

8.工資實發(fā)額

這一項是指實際發(fā)到員工手里的工資額。

9.工資總額

這部分一般包括“公司工資支出合計”“公司福利支出合計”和“公司人工成本支出合計”三項。這部分體現(xiàn)在工資表中主要是為人工成本總額統(tǒng)計做準備工作。

10.其他補充信息

除以上工資表項目外，還可以添加其他補充信息，包括“身份證號”“銀行賬號”“發(fā)薪地”“備注”等。

工資表樣表

通過分析工資表的結構，我們可以得出通行的工資表樣表，見表。

工資表樣表

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工資表各項目的計算及注意事項

1.工資表中的主要邏輯關系

工資表中主要包含以下幾種邏輯關系。

(1)基本工資+績效工資+補貼=工資總額；

(2)工資總額-養(yǎng)老(個人)-醫(yī)療(個人)-失業(yè)(個人)-住房(個人)-考勤扣款-個人所得稅+其他補貼-其他扣款=工資實發(fā)；

(3)養(yǎng)老(公司)+醫(yī)療(公司)+失業(yè)(公司)+工傷(公司)+生育(公司)+住房(公司)=公司福利支出合計；

(4)工資總額-考勤扣款+其他補貼-其他扣款+公司福利支出合計=公司支出合計。

2.工資表制作的工具

一般公司規(guī)模不大或內部信息化建設較弱時，多使用Microsoft Excel制作工資表。在用Excel制作工資表時，注意多使用Excel中的工具來保證準確性和提高效率。以下就是用Excel做工資表時常用的小工具。

● 設置計算公式：加、減、乘、除、IF、SUM、COUNT、ROUND等；

● 統(tǒng)計：自動求合(∑)、分類合并、分類匯總等；

● 數(shù)據(jù)分析：排序、篩選、數(shù)據(jù)透視表等。

有些公司配備內部MIS系統(tǒng)或購買了專業(yè)的E-HR系統(tǒng)，其中包含薪酬模塊，基本的思路不會有太大的變化，配備系統(tǒng)后可大大減少工作量，提高效率和準確度。

3.工資表中人員的增減項

(1)人員的增減需要參考準備工作中的《新進員工統(tǒng)計表》和《離職員工統(tǒng)計表》；

(2)如有重名時，需要單獨加注標記；

(3)離職人員當月變更工資內容后，下月再從表中刪除。

4.工資表的人員部門調整項

(1)人員部門調整主要參考準備工作中的《調動員工統(tǒng)計表》；

(2)在當月可能會分兩個部門做同一調動人員的工資，按照出勤情況進行工資拆分；

(3)注意在下月中刪除原部門人員，避免重復計算。

5.工資表中基本工資項

基本工資項的數(shù)額需要綜合參考準備工作中的《新進員工統(tǒng)計表》《離職員工統(tǒng)計表》《調動員工統(tǒng)計表》《轉正員工統(tǒng)計表》《工資調整統(tǒng)計表》等幾個表的相關內容，工資表中的調整量一般不大。

6.工資表中的績效工資項

績效工資項的數(shù)額主要參考準備工作中的《績效考核結果表》，輔助參照《新進員工統(tǒng)計表》《離職員工統(tǒng)計表》《調動員工統(tǒng)計表》《轉正員工統(tǒng)計表》《工資調整統(tǒng)計表》等幾個表的相關內容。

績效工資一般調整量比較大，尤其是實行計件、按月提成、按項目考核等制度時，考核周期越短，績效工資的月度調整量就越大。

7.工資表中的稅前稅后補貼項

稅前稅后補貼項的數(shù)額主要參考準備工作中的《員工補貼統(tǒng)計表》和《員工扣款統(tǒng)計表》，輔助參考《新進員工統(tǒng)計表》《離職員工統(tǒng)計表》《調動員工統(tǒng)計表》《轉正員工統(tǒng)計表》《工資調整統(tǒng)計表》等幾個表的相關內容。

一定要注意補貼、扣款項的個人所得稅前和個人所得稅后的區(qū)分，原則上大部分補貼都是稅前的，只有符合勞動法規(guī)定的解除勞動合同補償金放在稅后；屬于個人承擔的支出扣款必須放在稅后，如宿舍費、班車費等。如何確定稅前稅后補貼項需要認真學習相關稅法規(guī)定，或咨詢當?shù)囟悇諜C關，否則，在企業(yè)接受稅務審計時，可能會被要求補繳稅款。

8.工資表中的社保、公積金

社保、公積金項的數(shù)額主要參考準備工作中的《員工社保/公積金統(tǒng)計表》。在工資表中，一般會把社保、公積金的個人和公司繳納部分都放進去，應注意在計算實發(fā)工資額時不要誤算社保、公積金的公司繳納部分。

9.工資表中的考勤扣款

考勤扣款項的數(shù)額主要參考準備工作中的《員工考勤統(tǒng)計表》，輔助參照《新進員工統(tǒng)計表》《離職員工統(tǒng)計表》《調動員工統(tǒng)計表》《轉正員工統(tǒng)計表》等幾個表的相關內容。

考勤扣款額計入工資表時是一個合計額，而且，有部分企業(yè)還會設定如“每月遲到3次以內且每次遲到10分鐘以內不扣款”等人性化的條款，所以需要注意考勤計算的準確性。

10.工資表中的個人所得稅

個人所得稅項的金額是根據(jù)個人所得稅法的要求計算的，個人所得稅的計算內容在本章第4小節(jié)會做詳細敘述。

11.工資表中的總額統(tǒng)計

工資總額統(tǒng)計基于工資表內容的全面、完整，這也是把社保、公積金的公司繳納部分也放入工資表中的原因。工資總額統(tǒng)計是薪酬總額預算和統(tǒng)計分析的重要基礎。

12.其他注意事項

(1)原則上，工資表內數(shù)額均以“元”為單位，取小數(shù)點后兩位，即計至“分”；

(2)工資表做完后打印，每頁均須有表頭和表尾；

(3)制表人、審核人、審批人簽批需要每頁都簽字，并填寫日期；

(4)工資表原件(包括準備工作的相關表格)原則上保存五年以上。

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